まず、グレー職員（勤怠不良型、労働能力欠如型、セクハラ・パワハラ型、私生活上の問題行動型）各類型に共通していえるのは、口頭→文書、そしてその文書の内容を、３段階に軽→中→強と強めていく、ということです。
多くの企業は、自分の雇用する労働者に対して注意・指導することを嫌がります。
注意・指導することで、当該労働者との関係がギクシャクし、気まずい思いをするのでやりたくない、ということでしょう。
しかし、それは問題の先送りにしかならず、後で大きな後悔をすることになります。
なぜなら、グレー職員は、注意・指導を受けなければ、自分が「グレー職員」だという自覚を欠いたまま、日常を過ごし、だんだんモンスター化していってしまうからです。
小さなモンスターが、時間の経過によって大きなモンスターに育ち、後で対応するとき大変なエネルギーとコストがかかります。
先手必勝で、早いうちに手を打つに越したことはありません。
最初は口頭で注意・指導するのがよい
注意・指導を始めるとしても、いきなり文書を出すと、唐突感が生じます。
周囲も、当該グレー職員を問題だと思っていたとしても、会社が突然、注意書や指導書といった文書で注意・指導を始めると、自分に対してではなくとも萎縮する（こわい職場だなと思う）職員も出てきます。
よって、最初は口頭で注意・指導するのがよいです。
口頭で指導する場合、多くの職員の前ではなく、当該グレー職員を小さな会議室に呼んで、会社側2名と当該グレー職員1名で注意・指導を実行するのがよいでしょう。
会社側2名のうち1名は注意・指導担当者、もう1名は記録担当者となります。
口頭で注意・指導をしたら、その内容を業務報告書にして記録します。
口頭だけでは声なので消えてしまうからです。
録音機器を使うのもよいですが、後で聞き返すのに手間がかかりますので、録音するとしても、業務報告書は作成しておいた方がよいです。
問題点（職務遂行上の問題点）を指摘し、に注意・指導内容を記載し、問題点と指導内容の各項目が必ず対応するようにします。
例）問題点の指摘は、「遅刻と欠勤」、注意・指導は、「遅刻と欠勤をしないよう注意した」
例）問題点の指摘は、「営業活動の準備における不注意」、注意・指導は、「そのような不注意がないよう事前に自身でチェックするように」
このようすれば、一目瞭然ですし、この文量なら５～10分程度で作れると思います。
業務報告書は、ごく簡潔な方がよいです。
長かったり、内容をたくさん入れると、おっくうになって作りたくなくなります。
【情報提供元】
だよりね
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