実地指導の事前通知
実地指導は基本的に、約1ヶ月前に対象の事業所に通知が届きます。
虐待が疑われる場合などは、事前に通知すると隠ぺいされたり、普段の実際のケアの様子を見ることができないため、通知なしで実地指導が行われます。
通知には、
① 実地指導の根拠規定や目的
② 実地指導の日時および場所
③ 指導担当者
④ 出席者
⑤ 準備すべき書類
などが記載されています。
指導の方法は、書類などを基に実地指導担当者から質問などを受け、説明を行う面談方式です。
書類については、事前提出するものと当日準備しておくものがあります。
事前提出する書類については通知で指定された日程までに郵送などで提出するように求められます。
実地指導の一般的な当日の流れ
【1】担当者が来所
実地指導当日は、指導担当者が事業所に来ます。
事業所の規模や同時に2事業所の実地指導を行う場合などのケースによって指導担当者の人数は異なります。
まずは、指導担当者と事業所の職員であいさつと自己紹介を行い、当日の流れや指導の目的を伝達・確認した後、事業所の設備や環境、ケアの様子などを確認する目視でのチェックが行われます。
【2】ご利用者の状況・事業所の設備などを目視でチェック
ご利用者の実態や事業所内の掲示物、部屋、設備などを見て回ります。
届出時と部屋などの使用方法が変わっていないか（静養室が物置になっているなど）のほか、浴室や台所などの衛生面、個人情報の記載された書類が、ほかのご利用者や来客から見える位置に置かれていないか、個人情報の記載された書類などは鍵付きのキャビネットなどに保管されているか、重要事項説明書などの掲示物は最新のものか、衛生管理のために必要な物品などが整備されているか、消火器などが適切に設置されているかなども確認されます。
この際、指導担当者は同行する職員などに質問をしながら見て回ります。
また、職員の言葉遣いやケアの様子、ご利用者の様子についてもチェックされます。
同行する職員はメモ用紙などを持ち歩き、指導担当者から質問されたことなどを記録し、実地指導後に職員に周知するなど、今後の運営に生かすとよいでしょう。
【3】運営指導・報酬請求指導
目視での確認後、運営面、報酬請求についての確認が行われます。
この際、指導担当者が2名以上いる場合には、一人が運営面、一人が報酬請求面など、担当を分けて同時に確認が進められます。
運営面では、記録をチェックされる以外にも、高齢者虐待防止について理解しているか、身体拘束禁止について理解しているかについて、身体拘束の緊急やむを得ない場合の3要件や手順を説明するよう求められるなど、対話やヒアリングでもチェックされます。
また、それらについて全職員への周知徹底を図るための取り組みや研修の実施状況などの説明・記録の提示を求められる場合もあります。
また、一連のケアマネジメントプロセスについても確認されます。
十分な個別アセスメントを行い課題を引き出しているか、他事業や多職種で検討する場であるサービス担当者会議の記録やカンファレンス記録はあるか、通所介護計画書は作成されているか、モニタリングの記録があるかなどの確認が行われます。
サービス担当者会議の記録はあるが、他事業所との情報共有や連携について議論した内容の記録がない、通所介護計画には多職種のサインがあるのに作成にあたって多職種で協議した記録がない、長期目標と短期目標が関連づいていないなど、内容について指導を受けるケースも多くあります。
報酬請求は、「各種加算等自己点検シート」や加算・減算に関連する書類や記録などを基に考え方が適切か、必要な職員を配置しているかなどについて確認されます。
職員の配置状況については、タイムカードや出勤簿などと勤務実績表を照らし合わせて確認される場合も多く、他事業所と兼務している場合、両方のタイムカードなどの提出を求められます。
これらの確認についても、同席する職員に随時ヒアリングが行われ、説明が求められます。
【4】講評
実地指導の最後には、実地指導の結果について講評を受けます。
たくさんの質問や指摘を受けたとしても講評は大まかな感想程度のことも多くあります。運営指導や報酬請求指導中に説明を求められた事項は、実地指導担当者が疑問に思ったことを単に質問しただけということも多くあり、すべてが改善しなければならない事項ではありません。
改善が必要な項目などについては、後日送付される「実地指導結果通知」に記載されます。
【5】実地指導結果通知
約1ヶ月以内に実地指導結果通知が届きます。
改善が必要な項目が記載されている場合は、改善に取り組み、１ヶ月以内に「改善報告書」を提出します。
報酬についての事項の場合、過誤申請を行い返還しなければならない場合もあります。
改善が必要な項目については次回の実地指導で特に重点的に確認されることになるため、同じ指摘を受けることがないよう、しっかりと改善し維持しなければなりません。
【学ぶ】
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